Quando vale a pena automatizar?

A automação é fácil de comprar e difícil de acertar. O erro mais comum é automatizar um processo antes de ele funcionar. O resultado é a mesma confusão, só que mais rápida e mais difícil de mudar.

Um teste simples

Um processo é normalmente um bom candidato a automação quando é:

• Frequente. Acontece vezes suficientes para que o tempo poupado conte.
• Estável. Os passos raramente mudam, e as exceções são raras e bem conhecidas.
• Baseado em regras. As decisões dentro dele podem ser escritas.
• Caro quando corre mal. Erros, atrasos ou passos esquecidos têm um custo real.

Se um processo falha a maior parte destes critérios, corrija-o antes de o automatizar, ou deixe-o manual.

Corrigir o processo primeiro

Antes de escolher uma ferramenta, mapeie como o trabalho acontece hoje, não como devia acontecer. Elimine os passos que não acrescentam nada, dê um responsável a cada passo e combine o que significa “feito”. Muitos dos ganhos que se esperam da automação vêm só deste passo.

Escolher a ferramenta mais leve que resolve

A maioria das necessidades resolve-se configurando ferramentas que já existem. O software à medida faz sentido quando o processo é central para a forma como o negócio compete e nenhuma ferramenta existente o serve sem obrigar o negócio a contornar a ferramenta.

Medir

Decida antes o que a automação deve mudar: tempo por tarefa, taxa de erro, tempo de resposta ou capacidade por pessoa. Meça antes e depois. Se o número não se mexer, o problema estava noutro lado.