Como documentar processos sem atrasar a equipa
Escreva as poucas rotinas que causam problemas, peça a quem faz o trabalho que as escreva e limite cada uma a uma página. A documentação deve poupar tempo em menos de um mês.
Para documentar processos sem atrasar a equipa, comece pelas cinco ou seis rotinas que mais causam erros ou dúvidas e peça a quem faz o trabalho que escreva cada uma numa só página. Não tente escrever o negócio inteiro de uma vez.
Comece onde custa mais
Pergunte à equipa que tarefas geram mais perguntas repetidas, retrabalho ou erros. Essas são as primeiras. Uma rotina que corre sempre bem pode esperar.
Quem faz, escreve
Um manual escrito no escritório raramente corresponde ao que acontece no terreno. Peça a quem executa a tarefa que escreva os passos e depois peça a outra pessoa que os siga. Onde a segunda pessoa ficar presa, a página precisa de trabalho.
Uma página por rotina
- O que dá início à tarefa e o que a conclui.
- Os passos, pela ordem em que acontecem.
- Quem decide quando algo foge ao normal.
- Uma fotografia, captura de ecrã ou exemplo onde as palavras não bastam.
Se passar de uma página, provavelmente são duas rotinas.
Encaixe no trabalho do dia a dia
Reserve um período curto e fixo por semana, por exemplo vinte minutos. Escreva uma rotina na primeira vez que um novo colaborador perguntar como se faz algo, em vez de criar um projeto à parte. Guarde todas as páginas num só sítio, acessível a partir do telemóvel.
Rever e retirar
Reveja cada página de poucos em poucos meses e corrija o que já não corresponde à realidade. Apague as que ninguém usa. Poucas páginas atuais valem mais do que muitas em que ninguém confia. Rotinas documentadas também ajudam a ver que tarefas vale a pena automatizar.