Que números o dono deve ver todas as semanas?
O dono precisa de uma vista semanal curta de caixa, vendas, entregas, clientes e equipa. Poucos números lidos todas as semanas valem mais do que um relatório longo lido de três em três meses.
A maioria dos donos precisa de cinco ou seis números por semana, numa só página, que cubram caixa, vendas, entregas, clientes e equipa. Com mais do que isso, a página deixa de ser lida.
O objetivo não é medir tudo. É perceber um problema enquanto ainda é pequeno e confiar no negócio o suficiente para deixar de verificar tudo todos os dias.
O que a página deve cobrir
- Caixa. O que está no banco, o que vai entrar e o que tem de sair nas próximas semanas.
- Vendas. Pedidos novos, orçamentos enviados e encomendas ganhas, comparados com a mesma semana anterior.
- Entregas. Trabalho em curso, trabalho atrasado e trabalho à espera do cliente ou de si.
- Clientes. Reclamações, cancelamentos e clientes que deixaram de dar sinal.
- Equipa. Capacidade para as próximas semanas, ausências e vagas em aberto.
Num imóvel ou num espaço de trabalho, troque pelos equivalentes: ocupação, rendas cobradas, pedidos de manutenção em aberto e valores por receber.
Escolha números que antecipam, não só números que reportam
O lucro diz-lhe como correu o último trimestre. Pedidos, orçamentos e trabalhos atrasados dizem-lhe como vai ser o próximo mês. Reserve pelo menos metade da página para números que se mexem cedo, para ainda poder mudar o resultado.
Dê a cada número um responsável e um limite
Um número sem responsável é decoração. Para cada um, escreva quem o atualiza, de onde vêm os dados e a partir de que nível se atua. “Se os atrasos passarem o que a equipa consegue resolver numa semana, reunimos na segunda-feira.” Sem limite, as pessoas leem a página e não fazem nada.
Mantenha a rotina simples
- Use os dados que já tem, numa folha de cálculo ou na ferramenta de hoje. Não espere por software novo.
- Produza a página no mesmo dia todas as semanas e gaste poucos minutos a lê-la.
- Reveja a lista de tempos a tempos. Retire os números que nunca levaram a uma decisão.
Se os números são difíceis de obter, isso também é informação útil. Normalmente aponta para um processo sem responsável, que é um melhor ponto de partida do que um painel. Veja também porque é que os negócios ficam dependentes do fundador.